Что такое тайм-менеджмент и как ему научиться?

Очень часто можно услышать, как у кого-то катастрофически не хватает времени. Они могли бы сделать что угодно, если бы у них было еще два или три часа в сутках. В то же время есть люди, которые легко справляются с задачами, даже умудряются помогать другим. Почему это так? Ведь и у первых, и у вторых 24 часа в сутках. Тайм-менеджмент — вот ответ. Что это? Как научиться управлять своим временем? Существуют ли эффективные методы, которые помогут вам вести рациональную и продуктивную жизнь?

4 шага на пути к безграничной энергии

⭐ Избавитесь от пожирателей энергии
⭐ Увеличите энергетическую емкость
⭐ Научитесь быстро восстанавливать энергию

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – это искусство тайм-менеджмента. Он включает в себя методы постановки целей, планирования, контроля, мотивации и расстановки приоритетов. Тайм-менеджмент можно рассматривать как целый набор приемов, направленных на повышение личной эффективности. Вместо инструментов тайм-менеджмента больше говорят о техниках постановки целей, мотивации, делегировании задач и т. д.

В структуре этого учения выделяются четыре основных блока, составляющих «лестницу» тайм-менеджмента на основе сравнения поездок:

  • Экономичность — отвечает на вопрос «как водить?».
  • Технология — дает понимание «на чем ездить?
  • Стратегия — помогает спланировать «куда идти?».
  • Философия — дает смысл, отвечая на вопрос «зачем идти?».

Планируйте свою жизнь в соответствии с четвертым блоком «Почему?» к первому пункту «Как?».

Это один из главных тезисов тайм-менеджмента — выбрать глобальную цель. Затем понять, в каком направлении это должно быть достигнуто. Затем определите механизмы для ее достижения. Понимание того, какие инструменты необходимы для выполнения всех запланированных шагов.

Сам смысл такой задачи заключается в улучшении работы, ведь от правильной постановки целей и планирования зависит эффективность всего проекта.

Возникновение тайм-менеджмента.

Само слово «тайм-менеджмент» появилось в 1970-х годах. По распространенному мнению, ее автором был бизнесмен из Дании Клаус Мёллер. Он предложил блокнот-тайм-менеджер, ставший прообразом органайзера.

Невозможно точно указать, когда были разработаны основы тайм-менеджмента. Можно сказать, что попытки управлять личным временем предпринимались уже в Древнем Риме. Первым письменным источником являются сочинения Луция Сенеки, адресованные одному из римских патрициев. Он рекомендовал вести письменный учет времени, контролировать его использование и оценивать свою жизнь. Сенека подчеркивал необходимость планировать дела, предлагая делать это каждое утро. Римский философ также подчеркивал важность расстановки приоритетов во времени, чтобы максимально использовать его.

Тайм-менеджмент, вероятно, практиковался и в других древних цивилизациях, поскольку люди повсюду сталкивались с одними и теми же задачами и проблемами. В своей более современной форме управление временем появилось в середине 18 века и совпало с промышленной революцией. С появлением и массовым распространением фабрик и фабрик человеческий труд все меньше становился зависимым от природных факторов. Благодаря этому удалось улучшить рабочие процессы.

Идеи тайм-менеджмента проходят через жизнь многих выдающихся людей. Например, итальянский писатель и ученый эпохи Возрождения Леон Баттиста Альберти подчеркивал важность тайм-менеджмента в своих работах. Он подчеркивал важность упорядоченной деятельности и ежедневного планирования. Вдохновением для «тайм-менеджеров» своей эпохи был Исаак Ньютон, четко систематизировавший принципы мироздания. Предложенные им идеи подтолкнули многих его современников к мысли об устройстве своей жизни.

Одним из самых ярких сторонников рационального использования времени был немецкий философ Иммануил Кант, который усовершенствовал свой собственный график до такой степени, что его соседи использовали его для сверки своих часов.

Американский политик Бенджамин Франклин, подаривший миру знаменитую фразу «время – деньги», вел личный дневник и таким образом добился значительного самоконтроля. Простые и эффективные рекомендации Франклина легли в основу многих популярных обучающих курсов по тайм-менеджменту.

Выдающуюся роль в развитии тайм-менеджмента сыграл американский инженер Фредерик Тейлор, заложивший основы современного менеджмента и научной организации труда (НОТ). Тейлоризм как теория управления оказал заметное влияние на повышение производительности труда.

Нельзя забывать итальянского экономиста Вильфредо Парето, сформулировавшего всемирно известное правило тайм-менеджмента «20:80». Расшифровывается это так: 20% усилий дают 80% результатов и наоборот. Если вы определите эту «двадцатку», то сможете значительно повысить свою личную эффективность.

Существенный вклад внес и 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, разработавший очень удобный метод расстановки приоритетов, названный «матрицей Эйзенхауэра». Он предложил разделить все задачи по степени их важности и срочности. В результате было создано четыре типа задач:

  • важный, срочный;
  • Важное, не срочное;
  • Ничего, срочно;
  • Ничего, не срочно.

Обращая внимание на первые два типа и избегая третьего или четвертого, человек учится более рационально использовать свое время.

Со временем начали формироваться узконаправленные направления в тайм-менеджменте. Например, тайм-менеджмент для женщин, для мужчин, для бизнесменов, для студентов, для студентов и т. д.

Популярные авторы по тайм-менеджменту в 21 веке: Брайан Трейси, Дэвид Аллен, Стивен Кови, Алан Лакейн, Дэн Кеннеди, Керри Глисон, сэр Ричард Брэнсон, Дэйв Креншоу, Питер Брегман, Атул Гаванде и др. Их книги уже давно стали одним из основных тайм-менеджмента во всем мире. Основные идеи этого направления рассмотрены ниже.

Инструменты тайм-менеджмента.

Основные принципы тайм-менеджмента в основном связаны со смежными темами:

  • постановка целей;
  • Планирование;
  • расстановка приоритетов;
  • Мотивация;
  • Делегация.

Они логически связаны друг с другом, завершая общую картину тайм-менеджмента.

1. Целеполагание.

Цель является основным ориентиром, позволяющим оставаться на выбранном маршруте. Постановка целей — это основной тезис управления временем, который помогает вам предвидеть экономию времени еще до того, как вы начнете работать.

Наиболее часто используемый метод постановки целей называется SMART. Эта аббревиатура означает соответствие следующим критериям выбора цели:

  • Конкретный – четкое понимание ожидаемого результата;
  • Измеримый — количественная или качественная оценка;
  • Достижимость — возможность выполнить задачу;
  • Важна необходимость реализации;
  • Time-bound – указание временных рамок.

Если цель SMART, она будет достигнута с минимальными усилиями.

2. Планирование.

Отсутствие плана или стратегии погубило многие многообещающие начинания. Помимо знания цели, важно понимать, какие «шаги» необходимы для ее достижения. Кроме того, желательно следить за результатами.

Существует много методов планирования, но одним из самых популярных в тайм-менеджменте является жестко-гибкое планирование. Стоит планировать не более 60% своего дня, оставляя 40-50% своего графика на непредвиденные ситуации. Целесообразно обозначить наиболее важные задачи, выстроив при этом своеобразный «задел» на различные форс-мажорные ситуации. Так вы избежите негативных эмоций, связанных с невыполнением или исправлением ваших планов. Сохранение душевного спокойствия является одним из главных приоритетов руководства.

3. Расстановка приоритетов.

Приоритет — это порядок, в котором выполняются задачи. Согласно закону под названием «мешок Миллера», человеческая память способна удерживать 7±2 элемента. Это означает, что нормальный человек может легко справиться с 5-9 различными задачами, включая хобби и домашнюю работу. Если меньше — жизнь станет скучной, а если больше — мозг не сможет обработать весь спектр информации. Но есть закон Парето, согласно которому 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Расстановка приоритетов позволяет сосредоточить усилия на тех видах деятельности, которые дают максимальный эффект.

Одним из популярных методов расстановки приоритетов является «матрица Эйзенхауэра», упомянутая ранее в тексте. Разделив свои задачи по важности и срочности, вы легко выстроите иерархию, выбрав наиболее актуальные и продуктивные области.

4. Мотивация.

Без должной мотивации пропадает желание работать и продуктивность падает до минимума. Тайм-менеджер должен уметь вдохновлять себя и окружающих. Отличным мотивационным приемом является «принцип привязки». Он заключается в том, что за выполнение определенного задания вы получаете определенное количество похвалы.

Например, школьник любит играть в приставку, но не делает домашнее задание. Родители могут договориться с ним, что за выполнение домашних заданий он получит возможность поиграть. Постепенно ребенок привыкнет к тому, что уроки сопровождаются игрой, благодаря чему у него выработается специфический рефлекс. То же самое можно сделать и с самомотивацией.

5. Делегирование.

Умение делегировать задачи другим для экономии личного времени — очень полезный навык для любого тайм-менеджера. Это не так сложно освоить. Главное — помнить 10 основных принципов делегирования:

  • Оказание подрядчику необходимой поддержки;
  • Ответственность за результаты своей работы;
  • Заблаговременное информирование о задаче;
  • Вовлеченность исполнителя в процесс;
  • Четкое описание результата, который должен быть достигнут;
  • Составление регламента работы;
  • Мотивация исполнителя, изложение его интересов;
  • Права и обязанности четко определены;
  • Регулярный контроль этапов процесса;
  • Предвосхищая возможный отказ и «возвращение» власти.

Следование этим принципам позволяет избежать многих ловушек делегирования задач, самой опасной из которых является необходимость переделывать работу.

Косвенная часть темы делегирования задач — научиться говорить «нет». В дополнение к тому, чтобы научиться делегировать рутинные задачи другим, полезно знать, как сказать «нет», когда кто-то пытается сделать то же самое с вами.

Методы тайм-менеджмента.

В дополнение к лексике смежных областей тайм-менеджмент имеет уникальную терминологию, а также оригинальные методы. Прежде всего, это концепция «хронофага», позволяющая сэкономить значительное количество времени. Хронофаг буквально означает «пожиратель времени». Это все привычки, ситуации и даже люди, которые отвлекают нас от выполнения действительно важных задач. Напротив, есть «экономители времени», которые помогают нам экономить этот драгоценный ресурс. Кстати, даже был придуман термин — «бацилла тайм-менеджмента», который означает оптимизацию повседневной деятельности окружающих нас людей, в том числе семьи, друзей и сотрудников, становясь для них настоящим «экономителем времени».

Из методологии тайм-менеджмента популярны техники «Метод помидора», «Метод лягушки», «Метод слона», «Метод швейцарского сыра» и другие.

1. Метод Помидора.

Помимо умения работать, очень важно научиться правильно отдыхать. Однако баланс между усилиями и восстановлением достигается не всегда. Это чревато развитием утомления. Франческо Чирилло, изобретательный студент из Италии, придумал оригинальный подход, названный методом Помодоро. Он заключается в разделении работы на 25-минутные интервалы, которые перемежаются трехминутными периодами отдыха — «помидорами». После четырех таких циклов следует 15-30-минутный перерыв. Этот метод позволяет вам работать усерднее и дольше сохранять энтузиазм.

2. Метод лягушки.

В Европе есть поговорка «съешь лягушку на завтрак». Это означает следующее. Если с утра сделать самую неприятную работу, «съесть лягушку», то остаток дня будет наполнен положительными эмоциями. Этот метод тайм-менеджмента направлен на снижение стресса, нормализацию эмоционального фона, психологическую разгрузку человека.

3. Метод слона.

«Слон» в тайм-менеджменте относится к большой и неудобной задаче. Для того, чтобы выполнить такую ​​задачу, необходимо сначала разделить ее на подзадачи, т. е. — «Разрезать слона на стейки». Например, в случае ремонта квартиры «слона» можно разделить на кухню, ванную комнату , балкон, гостиная и спальня. Они, в свою очередь, «делятся» на левую или правую сторону и т. д.

4. Метод швейцарского сыра.

Еще одна техника борьбы со «слониками», но на этот раз без строгой упорядоченности. Если перед кем-то стоит огромная задача, не зная, с какой стороны к нему «подойти», ему стоит поучиться у мышки, которая беспорядочно откусывает кусочки сыра. Постепенно сыр «тает» на глазах, становясь задачей в меру сил исполнителя.

Тайм-менеджмент охватывает множество взаимосвязанных областей. Невозможно овладеть всем арсеналом его приемов, но реализовать в своей жизни хоть какие-то принципы такого менеджмента может каждый. Если делать это без фанатизма, не превращаясь в робота, это пойдет вам на пользу, помогая всегда находить время для работы, личной жизни и саморазвития.

Время радости
Добавить комментарий