Что такое план и для чего он нужен?

Фраза «все идет по плану» часто встречается в повседневном лексиконе. Это означает, что все происходит так, как и ожидалось, без каких-либо неожиданностей и сюрпризов. Но почему это так важно? Зачем нужен план действий? Что это? Можно ли выполнять задачи без заранее определенной процедуры? Нужен ли план только для задач на работе или он необходим и в жизни? Как научиться планировать свое время? Это сложно сделать? Существуют ли эффективные методики? Давайте потратим следующие десять минут на то, чтобы ознакомиться с этим вопросом.

4 шага на пути к безграничной энергии

⭐ Избавитесь от пожирателей энергии
⭐ Увеличите энергетическую емкость
⭐ Научитесь быстро восстанавливать энергию

Что такое план?

План – это продуманные действия, необходимые для своевременного достижения поставленных целей. В целом подготовка плана состоит из следующих элементов:

  • Целеполагание — постановка целей;
  • Проекция — программа действий;
  • Планирование вариантов – выбор из нескольких идей;
  • Крайний срок — дата завершения работ;
  • Идентификация ресурса — что нужно, где взять;
  • Определение исполнителей – кто будет выполнять задание;
  • Закрепление результатов — выполнение модели, плана или проекта.

Например, компания хочет запустить новую линейку продуктов. В начале формулируются цель и предположения. Они намечают предварительную программу действий, определяя стратегию и тактику. Затем указывают срок выполнения задания, все его подпункты. Затем ищут необходимые ресурсы и их источники, а также обязанности отдельных субъектов. Наконец, они записывают идеи на физический носитель (бумагу или цифровой документ) и воплощают их в жизнь. Эта схема упрощена, потому что существуют разные виды планирования. Их реализация связана с выполнением определенных специфических требований.

Какие бывают виды подготовки плана?

Типология планирования обширна, она различается по объему, срокам, объектам, содержанию, глубине, обязательности, иерархизации, учету, направлениям, согласованию планировочных решений. На самом деле все достаточно просто и логично. Итак, вот планы:

  1. По диапазону:
  • Общие — учитывать все детали задания;
  • Частично — опишите конкретные элементы.
  1. С точки зрения времени:
  • Долгосрочная – означает стратегию развития на срок более пяти лет.
  • Среднесрочные – охватывают период от одного до пяти лет;
  • Краткосрочные – относятся к текущим задачам (до 1 года).
  1. По целям:
  • Целевой план — постановка цели;
  • План расходов — определить бюджет и оборудование;
  • План исполнителей — распределение ответственности;
  • Программный план — разработка соответствующих программ;
  • План действий — понять, какие усилия требуются.
  1. По содержанию:
  • Тактический план — условия достижения предполагаемых целей;
  • Стратегический план – основное направление работы;
  • Оперативный и календарный план — определение и установка сроков;
  • Бизнес-план – учет всех показателей, играющих роль в достижении цели.
  1. В зависимости от глубины:
  • Агрегированные – учитывают общие параметры;
  • Подробно — просчитать все возможные детали.
  1. По обязательному:
  • Обязательный (директивный) — строго предписанный;
  • Факультативный (ориентировочный) – носит скорее рекомендательный характер.
  1. В зависимости от порядка выполнения:
  • Порядковые — требующие последовательного выполнения;
  • Незапланированные – появляются по мере необходимости;
  • Роллинг – предполагает возможность наращивания.
  1. По ведению записей:
  • Жесткие планы – обязательное соблюдение всех регламентов;
  • Гибкие планы – возможность отклоняться от заданного курса;
  • Жестко-гибкие планы — сочетание гибких и жестких планов.
  1. По области применения:
  • Маркетинг – определение глобальной стратегии компании;
  • Финансовый — понимание экономической составляющей;
  • Производство — обеспечение логистики;
  • Исследования — формирование базовой концепции;
  • Индивидуальный — для структурирования личной деятельности.
  1. По времени:
  • Одновременные планы — состоят из одного, одноразового шага;
  • Последовательные планы – возникают в случае длительного процесса, состоящего из отдельных этапов.

Перечисленные виды планов в большинстве случаев универсальны и могут использоваться как в корпоративных целях, так и для повышения личной эффективности человека. Их можно использовать, например, для составления плана на день. Что это? Поговорим об этом дальше.

Что такое план дня?

Ежедневный план – это продуманная последовательность действий на предстоящий день. Эксперты по планированию советуют делать это дважды. Первый раз вечером и второй раз утром с учетом любых изменений.

Лучше всего учитывать физиологию человека и циркадные ритмы. Например, активность мозга активизируется около 10.00 – 12.00. В течение этого периода времени вы можете запланировать свои самые важные задачи.

По истечении этого времени уровень энергии падает. Его следует пополнять в обеденное время. Затем вы должны позволить своему телу расслабиться и отдохнуть. Примерно с 14.00 до 16.00 происходит реактивация интеллектуальной и творческой деятельности. В это время уместны встречи или мозговые штурмы.

К 17 часам наступает пик физической активности. Желательно посвятить это время спорту или активному отдыху. Далее следует ужин и отдых.

Зная свои самые продуктивные временные интервалы, вам будет проще запланировать важные задачи на это время, чтобы провести его максимально эффективно и результативно.

Методы составления плана.

Среди различных вариантов создания планов можно выделить несколько наиболее эффективных, пользующихся особой популярностью у сторонников тайм-менеджмента:

  • Азбука планирования;
  • матрица Эйзенхауэра;
  • Диаграмма Ганта;
  • УМНОЕ планирование;
  • Методика ГТД.

Эти методы можно использовать по отдельности или в комбинации. Каждый из них эффективен для конкретных задач, акцентируя внимание на определенном аспекте планирования. Например, выбор приоритетов, постановка целей или организация вещей.

1. АВС-планирование.

Этот способ планирования можно отчасти сравнить с принципом Парето, который гласит, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Если вы научитесь определять наиболее продуктивные области, они обеспечат «львиную долю» успеха. Методология ABC основана на приоритизации задач в соответствии с их важностью:

  • А – самые важные задачи (обычно не более 15%, но дают около 65% результата);
  • Б — задачи средней важности (имеют около 20% и дают около 20% эффективности);
  • C — второстепенные задачи (обеспечивают 15% успеха при заполнении 65% времени).

Определяя и концентрируя свои усилия на задачах категории А, мы значительно повышаем свою личную или профессиональную эффективность, потому что тратим меньше времени на бесполезную работу.

2. Матрица Эйзенхауэра.

Эффективная техника планирования приоритетов, названная в честь американского военачальника и президента Дуайта Дэвида Эйзенхауэра. Согласно этому методу, планы должны основываться на важности и срочности того, что нужно сделать. Графически это выглядит как квадрант, разделенный на четыре части:

  • Важные, неотложные задачи — сектор развития;
  • Важные, несрочные задачи — квадрант обязательных задач;
  • Недействительные, несрочные задачи — область «дел»;
  • Неактуальные, несрочные задачи — область пустой траты времени.

Первые две позиции – это зона роста и успеха. Третья и четвертая – обычные зоны. Поэтому их лучше избегать при планировании, научившись делегировать такие задачи.

3. Диаграмма Гантта.

Хороший способ визуализировать то, что вы запланировали, — это создать диаграмму Ганта. Суть метода заключается в построении столбцов, представляющих отдельные задачи, и последующем размещении их по оси времени. Использовать гистограммы (bargraphs) для реализации своих планов предложил американский инженер и специалист по научному менеджменту — Генри Лоуренс Гант.

Этот метод работает в дополнение к другим технологиям, позволяя визуально отслеживать все этапы проекта, а также понимать эффективность своих усилий.

4. SMART-планирование.

SMART-планирование больше относится к постановке целей, но у вас не может быть хорошего плана без правильной постановки целей. Согласно этой методике все цели следует анализировать по основным критериям:

  • Конкретный — конкретный;
  • измеримый — измеримый;
  • достижимый — достижимый;
  • Релевантный — сравнимый с другими целями;
  • Time-bounded – ограниченный во времени.

Если цель соответствует этим требованиям, дальнейшая разработка плана не вызовет серьезных затруднений, потому что успех будет заложен в самом начале этой работы.

5. Методика GTD.

Оригинальный метод, разработанный американским экспертом и консультантом по тайм-менеджменту Дэвидом Алленом. Аббревиатура GTD расшифровывается как «доводить дело до конца». Эта технология дает четкий алгоритм действий по улучшению жизни. Рекомендации начинаются с правильной организации рабочего места. Затем вам нужно систематизировать все свои задачи и планы, составив списки с помощью календаря планировщика:

  • Действия ниже — относятся к ближайшему будущему;
  • Проекты – задачи, выполнение которых требует длительного времени;
  • Отложенный — раздел полномочий, переданный кому-то другому;
  • Необязательный — неопределенные задачи на какое-то время.

Согласно методу GTD, эффективное планирование требует ответов на такие вопросы, как:

  • Какая цель должна быть достигнута?
  • Как это будет реализовано?
  • Какой траектории следует придерживаться для ее достижения?

Организовав свои цели и ответив на эти вопросы, становится намного проще создать соответствующий план действий и его реализацию.

Что такое ошибка планирования?

Каким бы великолепным ни выглядел план, он не застрахован от ошибок. Суть их заключается в чрезмерно оптимистичном подходе к прогнозам. Прекрасный пример — работа, которая длится полтора часа вместо запланированных 60 минут. Подобным неточностям подвержены как индивидуальные, так и коллективные планы.

Основными причинами ошибок являются:

  • нецелесообразное использование предыдущего опыта;
  • Склонность путать желаемое с реальностью;
  • Тенденция аргументировать прошлые задержки исключительно на основе внешних факторов;
  • Неточная оценка и восприятие времени;
  • Поверхностное отношение к задаче.

Помимо потери времени, ошибки в планах могут привести к потере финансовых или операционных ресурсов, а то и вовсе помешать выполнению задачи. Поэтому рекомендуется, чтобы любой план содержал «запас» времени и сил, позволяющий маневрировать в случае возникновения непредвиденных обстоятельств или корректировки задач.

Какой бы серьезной ни была задача, для ее выполнения вам понадобится план. Неважно, насколько он велик или на каком носителе он написан. Главное, чтобы были соблюдены все необходимые требования для его подготовки, включая прогноз затрат и ресурсов. Для этого существует множество методов, поэтому стоит внимательно изучить каждый из них, чтобы выбрать тот, который подойдет человеку.

Время радости
Добавить комментарий